2020年度更新申請について

ToMMoスーパーコンピュータの年度更新申請について

ToMMoスーパーコンピュータシステムを次年度も引き続き利用する場合は、更新申請書の提出が必要です。
※次の利用目的のみで作成されたアカウントは、主管組織での利⽤年度の確認⼿続きがあるため、ここで説明している更新申請書を提出する必要はありません。主管組織の規定に従ってください。
・試料・情報分譲
・AMEDスーパーコンピュータ供用サービス

更新申請手続きの流れは、次の通りです。
※更新対象情報は、2月前半に送付予定です。

■提出期限
 2020年 3月15日

※期限までにご提出がないアカウントは、ログインできなくなります。


更新申請書作成手順

[手順1] 更新申請書作成依頼(取りまとめ担当)

ゲノムプラットフォーム連携センターから各室の取りまとめ頂く方(情報管理担当者等)へ、次の資料を送付します。
取りまとめ担当の方は、各申請者様へ更新申請書の記入を依頼してください。

送付資料 説明
更新対象一覧 所属組織毎の更新対象となる個人アカウント・プロジェクトアカウント・グループの一覧です。各室での申請書提出チェックにご利用ください
更新申請書 登録されている情報をもとに、ゲノムプラットフォーム連携センターで作成した更新申請書です。
更新申請書には3種類あります。
個人 利用者様個人アカウントの更新申請書です。
プロジェクト プロジェクトアカウント・プロジェクトグループの更新申請書です。
グループ プライマリグループ(所属組織のグループ)の更新申請書です。

送付する資料は、次のフォルダ構成で格納しています。
情報管理責任者様ごとに、管理する所属組織分の情報をお送りします。


[手順2] 更新申請書の作成(各申請者)

登録されている情報をもとに作成した更新申請書を送付しています。
申請者の方は、記載されている内容を確認・修正後、必要事項を記入してください。

更新申請書には、次の3種類があります。

  ファイル名
個人アカウント情報 【個人】利用者名.xlsx
プロジェクトアカウント・プロジェクトグループ情報 【プロジェクト】プロジェクトアカウント名(申請者名).xlsx
プライマリグループ情報 【グループ】グループ名(申請者名).xlsx

※本年度より、2シート目に利用休止・廃止申請書用のシート(**_休止・廃止)を付けております。
 更新しない場合は、こちらのシートをご提出ください。

 (更新される場合は、2シート目(**_休止・廃止)の提出は不要です)
 利用休止・廃止申請書用のシートの記入については、[補足]更新しない場合の対応についてをご参照ください。
 ※休止のアカウントには、利用休止・廃止申請書用のシートのみ送付しています。

■共通的な記入方法
  • 白色の欄
  • 白色の欄には入力できません。

  • 水色の欄
  • 修正可能です。
    登録情報に変更がある場合は修正してください。

  • 黄色の欄
  • 記入や自署が必要です。


■【個人】申請書の記入について

<サンプル>

  1. 登録内容確認、変更
  2. ・記載されている情報を確認し、変更があれば修正してください。
     4月に異動等がある場合、4月以降の所属情報を記入してください。
     ToMMoの方で、室に所属している場合は、室名を記入してください。
     更新申請書提出後に、所属等が変更となった場合は、速やかに(1ヶ月以内に)、変更申請書を提出してください。
    ・「A-3. 利用区画」「A-6. 所属グループ」を変更する場合は、別途、変更申請書にて申請してください。
    ●A-1. 利用期限について
    ・利用期限は最長の年度末を初期設定しています。年度末以前に利用を終了する場合は、日付を変更してください。
    ●A-5. 利用場所について
    ・シンクライアント端末の利用場所を記入してください。UnitA区画のみ利用の方は記入不要です。
    ・該当する項目を■にしてください。複数選択可能です。
    ・「遠隔セキュリティエリア」の場合は、カッコ内に拠点機関を記入してください。
     (例:**大学、**センター、など)
    ・「その他」の場合は、カッコ内に建物と部屋番号を記入してください。
     (例:東北メディカルメガバンク棟・457号室、など)

  3. 利用報告
  4. ・2019年度のToMMoスーパーコンピュータの利用について、該当する項目を■にしてください。複数選択可能です。
     (別紙での利用報告書は不要となりました。)

  5. 誓約
  6. ・記載されている各サイトの資料を確認後、チェックを入れて誓約してください。
    2019年度「セキュリティ講習」の受講が必須となっております。未受講の方は各Unit内のポータルサイトで受講をお願いします。
     2019年度「セキュリティ講習」の受講については、こちらをご参照ください。
    ・記入が終わりましたら、両面印刷し、「申請者自署」欄に自署をお願いします。
    「情報管理責任者」欄には、4月以降の所属長の自署または押印を頂いてください。


■【プロジェクト】申請書の記入について

<サンプル>

  1. 登録内容確認、変更
  2. ・記載されている情報を確認し、変更があれば修正してください。
    ・「A-2. 利用区画」「A-5 所属グループ・メンバー」を変更する場合は、別途、変更申請書にて申請してください。
    ●A-3. 利用期限について
    ・利用期限は最長の年度末を初期設定しています。年度末以前に利用を終了する場合は、日付を変更してください。
    ●A-4. 利用目的について
    ・該当する利用区分を■にしてください。複数選択可能です。
    ・「その他」の場合は、カッコ内も記入してください。
     (例:グループ内のデータ共有、**サービス提供のため、など)
    ・プロジェクト(共同研究やAMED採択事業等)で利用している場合は、プロジェクト名/研究題目・プロジェクト期間も記入してください。

  3. 利用報告
  4. ・2019年度の本プロジェクト利用について報告してください。
     (別紙での利用報告書は不要となりました。)
    ・雑誌論文掲載や、学会発表があった場合は、下記ポータルサイトから発表情報(タイトル、著者、所属、雑誌名、学会名、発表年等)について報告をお願いします。
     【ポータルサイト】https://sc.megabank.tohoku.ac.jp/paper
              「利用報告のお願い」の「こちら」をクリック

  5. プロジェクトの確認と誓約
  6. ●C-1. プロジェクト期間の確認について
    ・本プロジェクトの期間について、該当する項目を■にしてください。
    ・プロジェクト期間が終了している場合は、利用休止・廃止申請書を提出してください。
    ●C-2. プロジェクトメンバーの確認について
    ・所属メンバーに問題がないか(異動された方が含まれていないか等)確認後、チェックを入れてください。
    ・最新の所属メンバー情報は、ldapidコマンドで確認してください。
    ・変更する必要がある場合は、変更申請書を合わせて提出してください。
    ●C-3. 情報管理担当者、情報持込・持出責任者の指名について
    ・本項目の記入は任意です。
     情報管理責任者が、本プロジェクトの情報管理担当者、情報持込・持出責任者を指名する場合、区画ごとに氏名を記入してください。後日、変更申請書で指名を追加・削除することも可能です。
    ・情報管理担当者、情報持込・持出責任者を指名する場合は、事前に情報管理担当者届け情報持込・持出責任者届けの提出が必要です。
    ・情報管理担当者は原則2名まで(最大3名)指名できます。情報持込・持出責任者は1名まで指名できます。
    ●C-4. プロジェクト責任者の誓約について
    ・記載されている事項を確認後、両面印刷し、「プロジェクト責任者」欄に自署をお願いします。
    ・異動等によりプロジェクト責任者が変更となった場合は、記載内容を修正し提出してください。
     4月にプロジェクト責任者や情報管理責任者の変更がある場合、4月以降のプロジェクト責任者・情報管理責任者の自署をお願いします。
     更新申請書提出後に変更があった場合は、速やかに(1ヶ月以内に)、変更申請書を提出してください。

  7. 提出者
  8. ・本申請書の提出者を記入してください。申請内容について確認がある場合に連絡させていただきます。


■【グループ】申請書の記入について

<サンプル>

  1. 登録内容確認、変更
  2. ・記載されている情報を確認し、変更があれば修正してください。
    ・「A-2. 利用区画」「A-5 所属メンバー」を変更する場合は、別途、変更申請書にて申請してください。
    ●A-2. 利用期限について
    ・利用期限は最長の年度末を初期設定しています。年度末以前に利用を終了する場合は、日付を変更してください。

  3. 確認
  4. ●B-1. 所属メンバーの確認について
    ・所属メンバーに問題がないか(異動された方が含まれていないか等)確認後、チェックを入れてください。
    ・最新の所属メンバー情報は、ldapidコマンドで確認してください。
    ・変更する必要がある場合は、変更申請書を合わせて提出してください。
    ●B-2. 申請者の確認について
    ・記載されている事項を確認後、両面印刷し、「申請者の確認」欄に自署をお願いします。
    ・異動等により申請者が変更となった場合は、記載内容を修正し提出してください。
     4月に申請者や情報管理責任者の変更がある場合、4月以降の申請者・情報管理責任者の自署をお願いします。
     更新申請書提出後に変更があった場合は、速やかに(1ヶ月以内に)、変更申請書を提出してください。


[手順3] 更新申請書の承認(情報管理責任者)

・情報管理責任者の方は、申請書をご確認頂き、承認(自署または押印と、承認日の記入)をお願いします。
・「**と兼ねるため省略」をチェックした場合は、省略可能です。
・異動等により情報管理責任者が変更となった場合は、記載内容を修正し提出してください。


[手順4] 更新申請書の取りまとめ・提出(取りまとめ担当)

・取りまとめ担当の方は、更新対象一覧を参考に各室の申請書を取りまとめて、ゲノムプラットフォーム連携センターまで提出してください。
・提出の際には、「更新書類提出日」を記入した更新対象一覧も添付してください。
※申請書は一度に全てを提出頂かなくても構いませんが、更新対象一覧は各室にて保存し、全ての申請書の提出が完了するまで、提出チェックにご利用ください。

<更新対象一覧のサンプル>

■提出前の最終チェック

取りまとめ担当の方は、次の最終チェックをお願いします。

  • 記入漏れはありませんか?
  • 所属などに変更があった方は、修正していますか?
  • 申請者の自署は記入されていますか?
  • 情報管理責任者の自署または押印がされていますか?
  • 変更申請書や任命届けが必要な場合、添付されていますか?
  • 休止・廃止申請の場合、貸与デバイスを確認・返却していますか?
  • 指紋認証付きUSBメモリを返却する場合、利用者の指紋情報を削除していますか?
  • 「更新書類提出日」を記入した更新対象一覧を添付していますか?
申請書の提出先

 東北大学 東北メディカル・メガバンク棟 4階 457室
 ゲノムプラットフォーム連携センター
 住所:〒980-8573 宮城県仙台市青葉区星陵町2-1
 学内便メールボックス:星A8-3

■問い合わせ先

 外線:022-274-5952 内線(3533)
 メール:support@sc.megabank.tohoku.ac.jp


[補足]更新しない場合の対応について

更新しない場合は、利用休止・廃止申請書用のシート(**_休止・廃止)を提出してください。

  説明
廃止 利用を終了する場合は、「廃止」を選択してください。
「廃止」の場合、同じアカウントで利用再開することはできません。
一定期間後、ホームディレクトリ下のデータや利用サービスのデータは削除されます。
休止 一時的に利用しない期間があるけれどもアカウントを継続したい場合は、「休止」を選択してください。
「休止」の場合、同じアカウントで利用再開することができます。
データは削除しませんので、利用再開時に引き続き以前のデータを利用することができます。
※休止期間は原則最大1年です。
 休止にした場合は、次年度も更新申請の対象となりますが、次年度は廃止で申請してください。
※利用再開する際は、申請と指紋再登録等の事前作業が必要となります。

<サンプル>

  1. 登録内容と申請者情報
  2. ・記載されている情報を確認し、変更があれば修正してください。

  3. 申請内容
  4. ・「休止」か「廃止」か、選択する方を■にしてください。
    ・休止期間は原則最大1年となりましたので、既に休止のアカウントは、原則「廃止」を選択してください。
    ●B-3. 貸与デバイスについて
    ・本アカウント用にゲノムプラットホーム連携センターから貸与しているデバイスがある場合、本アカウントの休止・廃止に合わせてご返却ください。
    ・指紋認証付きUSBメモリは、ご自身の指紋情報を削除の上、ご返却ください。
    ●B-4. 利用報告について
    ・個人アカウント・プロジェクトアカウントの場合、2019年度の利用報告の記載をお願いします。

  5. 確認
  6. ●C-1. データ削除確認について
    ・「廃止」の場合は、チェックを入れてください。
    ・本アカウントでご利用いただいているサービスがある場合、本アカウントの廃止に合わせてご利用終了・データ削除となります。
    ●C-2. 情報管理責任者の同意について
    ・両面印刷し、情報管理責任者の自署をお願いします。3月までの情報管理責任者でも問題ありません。


[補足]各種申請書の入手方法について

各種申請書は、こちらからダウンロードしてください。


[補足]講習会「セキュリティ概要」の受講について

本年度より、最新の講習会「セキュリティ概要」の受講が必須となりました。未受講の方は各Unit内のポータルサイトで受講をお願いします。

<各Unit内ポータルサイトで受講>
 利用方法 → 講習会・説明会資料
      → 2019年7月5日(金)開催 利用者講習会資料の「セキュリティ概要」

東北大IDをお持ちの利用者の方は、ISTUでの受講も可能です。
共同研究先の方など、 Unit内のポータルサイトでの受講が困難で東北大IDもお持ちでない方には、東北大IDをお持ちの利用者の方がこちらのサイトから資料をダウンロードし、受講して頂いてください。

<ISTUで受講>
 1)東北大学ポータルサイト(https://istu3g.dc.tohoku.ac.jp/istu3g/auth/login)にログイン
 2)「トップ」画面の「受講科目」のその他より、下記をクリック
    「2019年度ToMMoスーパーコンピュータ利用者講習会」
 3)動画参照の場合:
    「1.セキュリティ概要」をクリック
  資料参照の場合:
    「2019年度ToMMoスーパーコンピュータ利用講習 会(2019年7月5日開催)」をクリック
     → 「セキュリティ概要」の右側の「ダウンロード」をクリック

※「2019年度ToMMoスーパーコンピュータ利用者講習会」が表示されない場合はお問い合わせください。